Un asiento, dos votos: unidades de conferencia de doble delegado y placas de identificación con tinta electrónica de VISSONIC para una gran institución internacional

Contexto del proyecto

Este proyecto consiste en el equipamiento integral de nuevas salas de conferencia para una gran institución internacional en Chile. La institución gestiona consultas multipartitas, votaciones en reunión y negociaciones multilingües, con una agenda muy densa, delegaciones en rotación constante y listas de participantes que cambian sin cesar. Ante este escenario, VISSONIC tuvo que responder a dos preguntas en la fase de diseño:

Primero, las placas no podían depender del modelo «imprimir por adelantado, colocar al llegar».

Con reuniones que se celebran durante todo el año y cambios de delegados o de cargos de última hora como norma habitual, las placas tenían que reimprimirse y sustituirse a mano una y otra vez. Los costes ocultos llevaban mucho tiempo subestimados, y el consumo continuo de papel contradecía los principios medioambientales de la institución.

Segundo, si los delegados superan en número a los asientos, el derecho de voto queda comprimido.

La disposición fija de asientos a menudo no coincide con el número de delegados acreditados, lo que obliga a que dos miembros de una delegación compartan un mismo equipo y comprime dos votos legítimos en uno. Los apaños manuales, como el recuento a mano alzada, pueden llevar más de diez minutos por votación, con resultados impugnados que exigen recuentos y sin forma de rastrear el voto por persona.

La solución

La respuesta de VISSONIC fue triple: contenidos de placa distribuidos por lotes a través de la red, listos para cualquier cambio de delegaciones; unidades de conferencia que van más allá de lo básico en uso de la palabra y votación, para contar los votos por persona y no por equipo; y un equipamiento que cubre las necesidades cotidianas de las reuniones internacionales, incluida la interpretación simultánea multilingüe y el seguimiento de cámara del orador activo.

1. Placas de identificación con tinta electrónica

Un sistema de placas con tinta electrónica cubre los asientos de varias salas de reuniones bajo una gestión centralizada, lo que elimina la impresión y la colocación manual y reduce la preparación previa a la reunión de horas a minutos:

· Actualización rápida y gestión centralizada: basta con cargar una vez la lista completa de participantes desde el sistema de gestión y, después, refrescar por sala o por zona en un solo lote. Los cambios de última hora surten efecto al instante, sin reimprimir ni sustituir nada a mano.

· Consumo estático prácticamente nulo y contenido conservado ante un corte de suministro: a diferencia de las placas LCD, esta placa utiliza tecnología de tinta electrónica para ofrecer una visualización con apariencia de papel y, al mismo tiempo, reducir drásticamente el consumo. La energía solo se consume al refrescar, de modo que la visualización estática a lo largo de toda una sesión no consume prácticamente nada; incluso un corte de suministro imprevisto deja el contenido en pantalla. Sin retroiluminación y sin parpadeo, la pantalla es apta para sesiones prolongadas y para grabación en directo.

· Sincronización con el estado del uso de la palabra: un indicador bicolor en la parte superior de la placa refleja en tiempo real el estado de uso de la palabra. Los delegados pueden confirmar si se ha aceptado su petición de palabra sin necesidad de levantar la vista, y el equipo de mezcla de vídeo puede encuadrar al orador de un vistazo.

2. Sistema de debate con dos delegados por unidad

Basado en las unidades multimedia con pantalla táctil de la serie Full Digital Network DSP Conference y configurado en modo de doble delegado, el sistema resuelve el problema de la compresión del voto cuando los delegados superan en número a los asientos, y eleva la votación de procedimiento manual a proceso electrónico registrado y auditable.

· Modo de doble delegado: una sola unidad de conferencia da servicio a dos delegados, y cada uno puede identificarse y votar de forma independiente con sus propias credenciales; el sistema cuenta los votos por identidad de delegado, no por equipo, y también permite el recuento anónimo. No hacen falta asientos adicionales y no se sacrifica ningún voto.

· Votación: la inicia el presidente de la mesa desde la pantalla táctil y todos los delegados responden a la vez; los resultados se agregan en tiempo real y se muestran en la pantalla de cada unidad y en la consola de gestión, lo que reduce a segundos lo que antes eran más de diez minutos de recuento manual.

· Gestión del uso de la palabra: las colas de peticiones de palabra, los temporizadores de cuenta atrás, la prioridad del presidente y el control de interrupciones convierten la asignación de turnos en un procedimiento reglado, en lugar de depender del criterio improvisado del moderador.

El modo de doble delegado plantea además dos cuestiones derivadas, la interpretación simultánea y el seguimiento de cámara, que resuelve la misma unidad de conferencia:

· Dos delegados, dos idiomas. Cada lado de la unidad dispone de su propia toma de auriculares, de modo que dos delegados que comparten asiento pueden seleccionar cada uno un canal de idioma distinto.

· ¿A quién debe seguir la cámara? Al pulsar el micrófono se activa la preselección de cámara asignada a ese asiento, lo que sitúa el plano exactamente sobre el orador. En modo de doble delegado hay dos preselecciones activas, de modo que el plano corresponde siempre a quien habla, sin verse afectado por el movimiento de personas ni por el ruido de la sala.

3. Sistemas de apoyo

Interpretación simultánea: un sistema digital de distribución de idiomas por infrarrojos gestiona varios canales de idioma en paralelo para cubrir las necesidades multilingües. La transmisión por infrarrojos no atraviesa las paredes ni sale de la sala, lo que aporta una confidencialidad en la capa física que cumple los requisitos de la institución para reuniones clasificadas.

Seguimiento de cámara: un sistema de seguimiento de cámara en alta definición integra varias señales de cámara, señales de PC y fuentes de reproducción en un único mezclador, sin fotogramas negros, vibraciones ni pérdida de fotogramas al conmutar. La salida en pantalla dividida da servicio tanto a la pantalla grande de la sala como a los participantes remotos y a los archivos de grabación.

Valor del proyecto

Este sistema de conferencias integra el uso de la palabra, la votación, la interpretación simultánea y el seguimiento de cámara. En términos de eficiencia y procedimiento, el modo de doble delegado da a los delegados que comparten asiento su propio voto sin equipos ni cableado adicionales, y la votación electrónica reduce el tiempo de escrutinio de más de diez minutos a segundos, con registro completo, trazabilidad y posibilidad de auditoría. En términos de funcionamiento ecológico, las placas electrónicas permiten actualizar la lista de delegados de forma centralizada desde el servidor, lo que reduce drásticamente la preparación previa a la reunión y el desperdicio de papel, en línea con el compromiso de la institución con unas reuniones eficientes y respetuosas con el medio ambiente.

De cara al futuro, gracias a su capacidad de integración y escalabilidad, el sistema puede asumir nuevas funciones según las necesidades sin necesidad de sustituir el hardware.

Para una gran institución internacional con esta intensidad de reuniones, lo que VISSONIC ha entregado es más que una renovación de equipos: es una mejora en la forma de organizar las reuniones.